3 erreurs que les chefs de projet font

10 avril 2021 0 Par Master

Aujourd’hui, les chefs de projet conservent les informations critiques dans plusieurs outils et formats déconnectés (Excel, MS Project, Primavera P6, Powerproject, même des tableaux blancs et des notes papier), envoyées dans les deux sens par e-mail, SMS et WhatsApp. Il est donc très difficile de voir l’impact global des problèmes et des changements, ce qui est nécessaire pour prendre des décisions opportunes et bien informées.

De nombreux chefs de projet dans des projets résidentiels répétitifs nous disent qu’ils doivent consacrer jusqu’à 50% de leur temps chaque semaine à la planification. Leur programme est bloqué sur MS Project et pour le mettre à jour, ils doivent passer par d’innombrables notifications, e-mails ou appels téléphoniques WhatsApp. Il ne faut pas beaucoup de temps avant qu’ils ne soient enterrés sous une montagne de travail administratif.

1. Ils utilisent les mauvais outils.

MS Project, Excel, WhatsApp et les e-mails ne sont que quelques-uns des outils que les chefs de projet ont tendance à utiliser. Le problème est qu’aucun de ces outils n’est réellement fait pour les équipes de construction et la communication de projet. La raison en est qu’ils ne disposent pas d’une connexion claire et en temps réel à la fois avec le programme principal et les prospections de 3 à 6 semaines. En s’appuyant sur eux, les équipes de projet finissent par travailler en silos, ce qui vous empêche, en tant que chef de projet, de bien comprendre où en sont vos projets et de prendre rapidement des décisions éclairées pour éviter les interruptions.

2. Ils n’ont pas une forte culture de la planification.

L’une de vos principales responsabilités en tant que chef de projet est de créer et de maintenir un rythme régulier à votre projet. Pour y parvenir, vous devez planifier à l’avance et planifier stratégiquement les tâches par tranches gérables. Comme le montrent des enquêtes récentes, si vous parvenez à exécuter de petites tâches à au moins 80% dans les délais et sans compromettre la qualité, vous livrerez probablement à la fois dans les délais et dans le budget.

Ainsi, au lieu d’essayer de tout planifier en détail du début à la fin, ou de vous concentrer uniquement sur les jalons que vous souhaitez atteindre, planifiez à court terme et commencez à vous fier à des anticipations de 3 à 6 semaines mises à jour en permanence.

Une bonne façon de commencer sur cette approche est de connecter votre équipe autour d’une version live partagée du programme et de la mettre régulièrement à jour sur les jalons à venir (ceux-ci n’étant pas plus d’un mois) et les dépendances entre les tâches. Ainsi, vous pouvez garder tout le monde dans la même direction et maintenir un bon rythme sur le développement de votre projet.

3. Ils ne relient pas leurs plannings.

Aujourd’hui, les chefs de projet, les responsables de site, les équipes d’approvisionnement et les sous-traitants conservent les informations critiques dans plusieurs outils et formats déconnectés (Excel, MS Project, Primavera P6, Powerproject, même des tableaux blancs et des notes papier), envoyées dans les deux sens par e-mail, SMS et WhatsApp . Il est donc très difficile de voir l’impact global des problèmes et des changements, ce qui est nécessaire pour prendre des décisions opportunes et bien informées.

Et si chaque équipe pouvait facilement partager son propre planning, en temps réel, pour éviter le désordre de l’envoi d’horaires obsolètes et déconnectés par e-mail? De la même manière que vous le faites actuellement avec vos dessins et Dropbox / Google Drive / OneDrive. C’est ce que fait pour vous un logiciel de collaboration basé sur le cloud.

Source : https://www.letsbuild.com/blog/residential-projects-5-mistakes-project-managers-dont-know-they-are-making